Comment tenir une réunion bilingue?

Bilinguisme Milieu de travail
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Vous aimeriez tenir vos réunions dans les deux langues officielles mais nous n’avez pas les ressources pour de la traduction simultanée? Voici quelques manières de procéder.

Bonnes pratiques pour le déroulement d’une réunion où le niveau de bilinguisme des employés varie

La personne qui préside la réunion maîtrise les deux langues officielles et veille à ce que tous les employés puissent participer pleinement à la rencontre dans la langue officielle de leur choix. Elle s’assure que les réunions se déroulent dans les deux langues officielles du début à la fin.

Le président ou la présidente de la réunion rappelle, dans les deux langues officielles, dès le début de la rencontre, que les participants sont libres de s’exprimer dans la langue officielle de leur choix.

La personne qui prend les notes de la réunion maîtrise les deux langues officielles et les commentaires faits dans chacune des langues officielles sont reflétés dans les notes de la rencontre.

La convocation, l’ordre du jour, les documents et les procès-verbaux sont distribués dans les deux langues officielles en même temps.

Aucune autre mesure n’est requise, car en principe tous les participants peuvent s’exprimer dans les deux langues officielles ou sont bilingues réceptifs.

Bonnes pratiques pour le déroulement d’une réunion où le niveau de bilinguisme des employés est varié, et où certains sont unilingues

La personne qui préside la réunion maîtrise les deux langues officielles et veille à ce que tous les employés puissent participer pleinement à la rencontre dans la langue officielle de leur choix. Elle s’assure que les réunions se déroulent dans les deux langues officielles du début à la fin.

Le président ou la présidente de la réunion rappelle, dans les deux langues officielles, dès le début de la rencontre, que les participants sont libres de s’exprimer dans la langue officielle de leur choix.

La personne qui prend les notes de la réunion maîtrise les deux langues officielles et les commentaires faits dans chacune des langues officielles sont reflétés dans les notes de la rencontre.

La convocation, l’ordre du jour, les documents et les procès-verbaux sont distribués dans les deux langues officielles en même temps.

La personne qui préside la réunion doit s’assurer qu’un résumé soit fait en français des points majeurs des interventions des personnes qui se sont exprimées en anglais, et vice versa. Cette méthode ralentit quelque peu la rencontre, mais ajoute énormément à la compréhension commune. Il est donc important que la présidence prévoie le temps nécessaire.

Avantages des réunions bilingues

Maximise la participation de tous les employés, parce que la plupart sont plus productifs dans la langue officielle de leur choix.

Favorise le maintien des compétences des employés dans leur seconde langue officielle, en leur permettant d’être exposés aux deux langues officielles.

Fait preuve de respect envers les personnes présentes.

Autres exemples de bonnes pratiques

Les gardiens de la langue

Dans le cadre d’une réunion bilingue, le président assigne à une personne le rôle de surveiller l’équilibre entre l’utilisation du français et celle de l’anglais, et de l’aviser si l’équilibre n’est pas respecté pour qu’il le rétablisse.

Expliquer le déroulement de la réunion bilingue

En tant que président de la réunion, expliquer d’avance que les interventions des uns et des autres seront résumées dans l’autre langue officielle pour la compréhension commune. Pour ce faire, il faut parfois interrompre la conversation.

Faire confiance

En tant que participant, avoir confiance que le président de la réunion saura bien résumer les propos.

Ne pas abandonner

C’est en s’exerçant qu’on s’améliore. Il faut être patient et faire des essais. Il est normal qu’il y ait des réticences au début.

Le leadership est la clé

Le leadership de la personne qui préside et de chaque participant à la réunion, de même que le leadership des superviseurs et des gestionnaires à tous les échelons qui prêchent par l’exemple, est la clé.